Een tender tool ter promotie van de eigen inkoopafdeling

TVM Verzekeringen - Erik Blom

Branche: Verzekeringen
Modules: Sourcing & Tendering

TVM biedt verzekeringen en diensten voor de logistiek, het transport over de weg en het transport over water.

De coöperatie is opgericht in 1962 door een aantal vervoerders. We spreken Erik Blom, inkoper en contractbeheerder bij TVM. Samen met Yvonne Bollemeijer is hij verantwoordelijk voor inkoop.

In totaal werkt Erik al ruim 10 jaar met de tools van Negometrix. Vóór TVM was hij actief in vergelijkbare rollen voor andere verzekeraars en heeft hij telkens de software meegenomen en geïntroduceerd bij zijn nieuwe werkgever.

Bij TVM was het in het begin een vrij decentrale inkooporganisatie. De business kocht zelf alles in. IT kocht IT, Facilitair kocht facilitair, etc. Zo’n tweeëneenhalf jaar geleden is inkoop meer centraal gepositioneerd. Yvonne heeft vervolgens op het gebied van beleid de inkoopafdeling goed neergezet. Er kwam mandaat vanuit de Raad van Bestuur en een inkoop- en uitbestedingsbeleid met procesregels.

“Negometrix biedt ons gewoon heel veel toegevoegde waarde. Telkens lukt het ons weer de applicatie te introduceren bij nieuwe werkgevers. Hiervoor was het altijd Word-documenten en e-mails verzamelen, knutselen met Excel. Zelfs als je maar met z’n tweeën bent, dan is het heel goed te doen om in een tool te werken. Je komt in een mooi proces terecht waarbij je stap voor stap aan de slag gaat.”

Om ook bij de nieuwe werkgever met Negometrix aan de slag te kunnen, moest eerst de Adjunct CFRO overtuigd worden.

“We vallen onder Financiën & Organisatie. Al snel kwam toevallig een tender voor lease auto’s langs. Onze Adjunct CFRO moest daarin meekijken. We kregen zo de uitgelezen kans te laten zien hoe het eruit ziet. We konden inkoop én het programma binnen de organisatie uitstekend promoten. We kregen de tijd het te introduceren bij de business maar ook bij de leveranciers. Het gemak en de duidelijkheid die het programma schept voor iedereen, was voor hen direct zichtbaar.”

Een snelle start met minimale ondersteuning

“We zijn gewoon begonnen. Zodra we het even niet wisten, hebben we gebeld met de Servicedesk en konden we door. Gelukkig kun je altijd rustig bellen met Negometrix. Het is zo ongeveer de enige helpdesk die direct opneemt en écht helpt. Anders dan wat mensen gewend zijn. Dat is vaak het probleem met andere software. Die is gemaakt door vooral IT’ers en zij vragen dan van wat wil je en bouwen het voor je. Belangrijk is juist dat je die inkoopvertaling kan maken. Je moet kunnen meedenken met het inkoopproces.”

"Gelukkig kun je altijd rustig bellen met Negometrix. Het is zo ongeveer de enige helpdesk die je terugbelt en écht helpt. Anders dan wat mensen gewend zijn."

De business bezit de inhoudelijke kennis

“We kopen eigenlijk alles wat we nodig hebben voor de bedrijfsvoering. Inhuur, IT, HR via werving & selectiebureaus, hardware, software licenties, facilitair. Inhoudelijk zijn we niet verantwoordelijk, dat blijft de business. Die hebben de kennis. Als je hen het systeem even uitlegt, zien ze direct de toegevoegde waarde.”

“We geven in het begin altijd aan dat een traject vier tot zes weken duurt. Vaak is dat veel sneller, maar zo houden we de controle. Het helpt ook om van tevoren alles duidelijk te hebben. De planning strak neer te zetten. De klant weet dan direct hoelang het duurt en vaak houden ze daar dan ook rekening mee.”

Inhoudelijke vragen efficiënt verwerkt

“Vragenrondes lopen bij ons eveneens via het systeem. Leveranciers koppelen de vragen aan de juiste onderdelen van je offerteaanvraag. Dat is echt geweldig. Inhoudelijke vragen wijzen we vervolgens toe aan collega’s met de vakkennis. Zowel vraag als antwoord staat zo op één plek. Zo voorkom je dubbel werk met samenvoegen van allerlei Word of Excel-bestanden. ”

 

Een hechtere relatie met de business dankzij een nauwere samenwerking

“Systemen als deze helpen ook om nog dichter bij de business te komen. Met name intern helpt dat. Je wijst taken toe en werkt nauwer samen. In de voorbereiding sturen we bijvoorbeeld de klant een MS Excel-bestand toe en laten hem dat invullen met criteria. Ik laad het dan in Negometrix, inclusief de juiste instellingen. Het staat er dan gelijk goed in. Het enige waar je nog even naar kijkt is de lay-out maar that’s it. Je wint zo veel tijd. Even nog kijken vanuit de leverancier en checken of het allemaal netjes staat en klaar.”

Niet alleen richting de business, maar binnen de gehele organisatie staat inkoop er beter op.
“We promoten onszelf zo nóg beter binnen de organisatie. De tijd die we erin stoppen loont. Intern hebben we ze ook weten te overtuigen dat het helpt in professionalisering en de uitstraling vanuit inkoop naar de business toe. De leverancier ziet je dan ook als een professionele organisatie. Je communiceert namelijk telkens drie kanten op: inkoop, de business en de leverancier. Steeds net even anders. Het platform helpt daar gewoon echt mee omdat je alles op een gestructureerde manier bij elkaar hebt staan.”

Inkoopvoordelen

“In mijn ogen leidt een tender altijd tot kostenbesparing. Het gaat om best flinke bedragen al. Maar we blijven wel een coöperatie dus we gaan niet telkens euroknallen. Je moet even aanvoelen waar wat te halen valt en waar je op basis van een goede relatie anders aan de slag moet.”

Op basis van ervaring verder verbeteren

“We hebben de tool snel ingevlogen en zijn het direct gaan gebruiken. Misschien moeten we daarom zelf nog wat kritischer naar sjablonen kijken. Je maakt een vliegende start, maar gaandeweg kun je dat best eens aanpassen. Daar moet je tijd voor maken. De basis staat er, maar daar kun je daar op verder bouwen.”