Mercell versus TenderNed
Wat zijn de verschillen tussen Mercell en TenderNed? Waarom zou ik kiezen voor Mercell, als TenderNed gratis beschikbaar wordt gesteld?
Ondanks de meer dan 400 organisaties die onze software gebruiken, is dit een vraag die nog regelmatig wordt gesteld door organisaties die een keuze overwegen.
TenderNed en Mercell bieden beide een applicatie waarmee aanbestedingen digitaal kunnen verlopen. Hieronder leggen we de verschillen aan je uit aan de hand van verschillende thema’s.
Ga direct naar een thema
Thema 1: Alle typen inkooptrajecten
Naast de grote, openbare aanbestedingen, verloopt het grootste deel van aanbestedingen onderhands. Bij Mercell hebben we er daarom voor gekozen om een platform te bouwen waarin eenvoudig zowel openbare als onderhandse inkooptrajecten kunnen worden gemanaged. Ook een dynamisch aankoopsysteem (DAS) kan door de software worden ondersteund. Allen met een eigen procedure met bijbehorende procesondersteuning en workflows. Bovendien zijn al deze procedures volledig flexibel in te richten.
Alle trajecten in één omgeving biedt verschillende voordelen. Zo zorgt het voor een uniforme, efficiënte en gebruiksvriendelijke werkwijze die herkenbaar is voor alle collega’s en daardoor de kans op fouten reduceert.
Voor inkopers betekent het ook minder administratieve lasten doordat het gehele proces digitaal wordt ondersteund. Terwijl de inkoopmanager één helder overzicht heeft van alle inkooptrajecten en eenvoudig managementinformatie kan rapporteren aan derden. Wel zo makkelijk voor wanneer de jaarlijkse accountantscontrole weer moet plaats vinden.
“Met Mercell hebben we nu een platform waarin we zowel de procedure als de inhoud integraal kunnen aanbieden aan decentrale collega’s. De procedure, productbeschrijving, de communicatie rond gunning- en afwijzing en zelfs de hele beoordeling zijn geïntegreerd in de software.”
Werkorganisatie Duivenvoorde
Inkopen is meer dan enkel openbaar aanbesteden
Naast onderhands aanbesteden, ondersteunt Mercell ook een dynamisch aankoopsysteem (DAS) of concurrentie gerichte dialoog, innovatiepartnerschap, prijsvraag, veiling of BVP en nog veel meer.
Thema 2: Document-gestuurd of proces-gestuurd
TenderNed is eigenlijk niet heel veel meer dan een publicatieplatform met een digitale brievenbus; er gaan documenten in en er komen documenten uit. Een simpel document-gestuurd proces, maar eigenlijk met beperkte toegevoegde waarde voor het inkoopteam. Er moet namelijk nog heel veel ‘offline’ gebeuren.
‘Papieren’ processen zijn bovendien foutgevoelig voor inschrijvers en garanderen niet de gewenste transparantie.
Bij Negometrix hebben we een hele andere filosofie. Door zoveel mogelijk te digitaliseren kan ons platform meer waarde toevoegen aan het gehele aanbestedingsproces.
Als inkoper wil je van A tot Z, digitale ondersteuning gedurende het hele inkooptraject. Door het structureren van het proces en de data rondom de aanbesteding, creëert Negometrix nieuwe informatie. Dit levert nieuwe inzichten op die anders verborgen blijven in documenten, e-mails en spreadsheets.
Zo wordt het vergelijken, selecteren en gunnen van de economisch meest voordelige inschrijver een stuk eenvoudiger en selecteer je altijd de beste offerte.
“Sommige aanbestedende diensten maken enorme documenten, snel al 60-70 pagina’s. Wij zitten met de proceduregids rond de 15-20 pagina’s maximaal. De rest is in Negometrix geïntegreerd. Ellenlange documenten zijn niet goed voor de markt.”
Werkorganisatie Duivenvoorde
Structureren van de data
Dankzij het structureren van data wordt het vergelijken, selecteren en gunnen van de economisch meest voordelige inschrijver een stuk eenvoudiger.
Thema 3: Samenwerking als inkoop(project)team
Inkopen en aanbesteden is een multidisciplinaire activiteit. Er is kennis vanuit meerdere disciplines nodig om tot het beste resultaat te komen. Om als inkoopteam goed samen te kunnen werken is een gebruiksvriendelijke omgeving een must. Zo kan ieder teamlid een bijdrage leveren wanneer dit nodig is.
In tegenstelling tot TenderNed is het met Mercell mogelijk om alle deelnemers van het inkoopteam te betrekken. Aan de hand van autorisaties en rollen definieer je wat ze mogen zien en waar ze een bijdrage leveren.
Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van specificaties, het tot stand brengen van de Nota van Inlichtingen, het volledig digitaal beoordelen van de inschrijvingen en gemotiveerd gunnen en afwijzen.
Iedereen werkt vanuit één omgeving. Als inkoopcoördinator ben je dus geen tijd meer kwijt aan het verspreiden en vervolgens weer verzamelen van informatie.
“Ik zie TenderNed eigenlijk vooral als een publicatietool. De software van Mercell faciliteert veel beter het gehele inkoopproces met onder andere heldere workflow. Met TenderNed was ik altijd druk bezig om alle offertes te downloaden en op te slaan in mappen. Daarna vulden de beoordelaars op een formulier de scores in, waarvan ik vervolgens een eigen beoordelingsmatrix maakte. Enorm houtje-touwtje met mapjes, losse bestanden, formulieren en e-mails. In Mercell gaat dit allemaal in slechts enkele kliks op basis van rechten en autorisaties.”
Gemeente Rijswijk
Betrek iedereen van het inkoopteam
Aan de hand van autorisaties en rollen definieer je wat ze mogen zien en waar ze een bijdrage leveren. Ook is het mogelijk partner organisaties toe te voegen aan ieder project.
Thema 4: Meer flexibiliteit, meer mogelijkheden
Geen organisatie heeft exact dezelfde werkwijze. Dat geldt voor heel veel processen, maar ook zeker voor aanbesteden. Het kunnen toepassen van een eigen werkwijze is een must, zo sluit het beter aan op de overige processen van de organisatie en is het herkenbaar voor collega’s. Het is dan wel zo prettig als de applicatie voor het aanbesteden flexibel kan worden ingericht op basis van organisatie specifieke processen.
Bij Mercell bieden we die flexibiliteit. Zo kan het hele proces en alle rollen van begin tot het einde worden aangepast, kunnen verschillende gunningsformules worden toegepast om zo de beste offerte eruit te halen en kan men volledig in het Engels werken wanneer er ook buitenlandse leveranciers eenvoudig moeten kunnen inschrijven.
Het is zelfs zo flexibel dat onze software ook wordt gebruikt voor het in de markt zetten van vergunningen of het verkopen van vastgoed. Meer flexibiliteit biedt meer mogelijkheden om innovatief en creatief te zijn als Inkoper.
“In tegenstelling tot TenderNed, kunnen we nu o.a. ook een methode als ‘Gunnen op waarde’ opnemen in de software. Collega’s zien die methode nu rechtstreeks geïntegreerd in het systeem. Dat is erg plezierig. Daarnaast werken we regelmatig met externe deskundigen. We kunnen nu zowel collega’s als externen heel nauwkeurig rechten en rollen geven. Mercell biedt daarin veel meer mogelijkheden dan TenderNed.”
Werkorganisatie Duivenvoorde
Inrichten op basis van organisatie specifieke processen
Zo kan het hele inkoopproces en alle rollen van begin tot het einde worden aangepast, kunnen verschillende gunningsformules worden toegepast en kan men volledig in het Engels werken.
Thema 5: Inkoop is meer dan alleen aanbesteden
Een inkoper of inkoopafdeling is met meer bezig dan alleen aanbesteden. We concludeerden al dat er naast openbare aanbestedingen ook heel veel onderhands wordt ingekocht, maar ook daar houdt het niet mee op. Uit al deze inkooptrajecten volgen contracten die moeten worden beheerd, leveranciers die moeten worden gemanaged en prestaties die moeten worden gemeten. En ook voorafgaand aan een inkooptraject is Inkoop al betrokken bij het inventariseren en regisseren van inkoopverzoeken.
Anders dan TenderNed biedt Negometrix verschillende modules aan om zodoende het gehele proces te ondersteunen, van het inventariseren en regisseren van inkoopverzoeken, het selecteren van leveranciers tot het beheren van nieuwe contracten en leveranciers. Alles in één integraal systeem.
Daarnaast kunnen we informatie naar andere systemen versturen en ontvangen. Hiermee kunnen we verschillende integraties realiseren met onder andere ERP-, financiële- en operationeel inkoopsystemen. Zo kan het gehele inkoopproces van ’source-to-pay’ of strategische tot operationele inkoop gedigitaliseerd worden, zelfs als het over meerdere systemen is verdeeld.
“Wij willen een professionele opdrachtgever zijn. Daarom willen we alleen werken met de beste leveranciers. Offerteaanvragen, contractmanagement, leveranciers-management: we doen het allemaal via Negometrix. Zo weten we of een leverancier kan waarmaken wat hij belooft.’’
Joulz
Verder dan aanbesteden
Van het inventariseren en regisseren van inkoopverzoeken, het selecteren van leveranciers tot het beheren van nieuwe contracten, leveranciers en spend.
Thema 6: Betere ondersteuning voor zowel inkopers als leveranciers
Aanbesteden is een precair en soms complex proces. In zo’n geval is het fijn als je kunt vertrouwen op de software en indien nodig advies kunt vragen over het proces, een instelling of het gebruik van de software. Ook als de deadline voor de indiening heel dichtbij komt.
Bij Mercell zijn we daarom iedere dag van 8:00 tot 18:00 beschikbaar voor zowel de inkopers, collega’s als leveranciers. Daarnaast verzorgen we regelmatig webinars om uit te leggen hoe je het beste gebruik kunt maken van de software. We begeleiden al onze klanten bij de implementatie om zo te borgen dat het naadloos aansluit bij de overige processen binnen de organisatie en alle gebruikers voldoende zijn opgeleid.
“Voor leveranciers is Mercell ook een stap vooruit. Op TenderNed is altijd even de vraag of men eHerkenning heeft en weet in te loggen. Is dat niet zo, dan duurt dat soms wel 8 dagen voordat dit geregeld is. Bij Mercell nodig je de leverancier gewoon uit op basis van e-mailadres en kan deze direct aan de slag.”
Gemeente Rijswijk
Betere ondersteuning voor leveranciers
Overal in de software is er toegang tot support. Via chat, telefoon, e-mail of een uitgebreide bibliotheek met supportartikelen is iedere gebruiker altijd in staat antwoorden op zijn vragen te vinden.
Thema 7: De onzichtbare rekening
TenderNed is niet gratis. Uit onderzoek van Atos blijkt dat de kosten van TenderNed zo’n 9 miljoen euro per jaar bedragen. Op dit moment worden deze kosten nog niet doorbelast aan de gebruikers, maar hier wordt wel over nagedacht. Het Ministerie van Economische Zaken zit immers met een structureel tekort van zo’n 2 miljoen euro per jaar. Atos schat dat de kosten voor gebruik van TenderNed als inschrijfsysteem per gegunde opdracht tussen de 1.700 en 2.200 euro zal liggen.
Daarnaast zijn er de verborgen kosten. Deze verschijnen nooit op een begroting of business case wanneer men TenderNed gebruikt, maar hebben wel degelijk impact.
Het werken met losse documenten en het steeds offline afhandelen van bepaalde processtappen is niet efficiënt en verhoogt de kans op fouten. Als iets extra tijd kost, kost dat uiteindelijk ook geld.
De kosten van de extra uren zijn misschien nog te overzien, maar het uitstellen van een aanbesteding kan uiteindelijk ook gevolgen hebben voor de begroting. Budget wat je niet uitgeeft krijg je immers het jaar erop niet terug.
Wist je dat?
- TenderNed is alleen beschikbaar in het Nederlands.
Dit maakt het moeilijker voor buitenlandse ondernemingen om mee te doen aan Europese aanbestedingen van Nederlandse Aanbestedende Diensten. Mercell is beschikbaar in het Engels, Duits en Nederlands. - Inschrijvers kunnen zien hoeveel concurrenten er deelnemen wanneer de kluis wordt geopend in TenderNed.
Dat is niet altijd handig wanneer je maar één inschrijving hebt en het evaluatieproces nog moet beginnen. In Mercell heb je dit zelf in de hand.
Eenvoudig overstappen?
Mercell is al jaren het meest gebruikte alternatief voor TenderNed.
We helpen je graag om deze overstap zo makkelijk mogelijk te maken.
Interesse?
Een afspraak maken?
Ik wil contact met
[contact-form-7 404 "Niet gevonden"]
Alle software van Mercell is gratis voor leveranciers. Er zijn ook geen kosten voor deelname aan tenders of aanbestedingen.